Навіщо бізнесу автоматизація
Сучасний бізнес розвивається у світі, де швидкість та ефективність стають ключовими факторами конкурентоспроможності. Клієнти очікують швидкого сервісу, співробітники – зручних інструментів для роботи, а власники компаній – прозорих процесів і стабільного прибутку.
Ручні операції, нескінченні таблиці та хаотичні комунікації більше не працюють. Вони призводять до помилок, втрати часу та клієнтів. Саме тому автоматизація стала не просто трендом, а необхідністю для будь-якого бізнесу, який хоче залишатися конкурентним.
Автоматизація дозволяє:
- зменшити людський фактор та кількість помилок;
- оптимізувати витрати і робочий час;
- зробити процеси прозорими й контрольованими;
- покращити клієнтський досвід;
- створити умови для масштабування бізнесу.
Фактично, це інвестиція у стабільність і розвиток компанії. І чим раніше бізнес впроваджує автоматизацію, тим швидше відчуває результат: від зростання прибутку до підвищення лояльності клієнтів і ефективності команди.
1.Адаптація нових співробітників
Адаптація новачків у бізнесі зазвичай потребує значних зусиль від керівників і команди. Завдяки автоматизації в CRM Altegio цей процес стає швидким, структурованим і прозорим.
📌 Додавання співробітника
Через меню “Налаштування → Співробітники” нового працівника можна додати всього за кілька хвилин. У картці одразу вносяться ключові дані: посада, спеціалізація, контактний номер, доступи до системи. Це дозволяє швидко підключити співробітника до робочих процесів і закріпити його у структурі компанії.
📌 Додаткова інформація та фото
У профілі співробітника можна вказати опис — досвід, освіту, навички, — а також додати фото. Ці дані автоматично з’являються у віджеті онлайн-запису. Це важливо не лише для внутрішньої роботи, а й для клієнтів: за статистикою Altegio, приблизно 20% клієнтів переглядають профіль співробітника перед тим, як обрати майстра для запису. Якісний опис і професійна фотографія підвищують довіру клієнтів і збільшують завантаженість спеціаліста.
📌 Налаштування послуг співробітника
У картці можна одразу визначити, які послуги надає співробітник. Це допомагає уникати дублювань, чітко закріплює відповідальність та дає змогу вести прозору статистику: які саме послуги виконуються і який дохід вони приносять.
- Якщо у компанії багато послуг і мало співробітників — зручніше призначати їх через розділ Налаштування → Послуги.
- Якщо ж багато співробітників і мало послуг — оптимально робити це через Налаштування → Співробітники.
📌 Розклад співробітників
Новий співробітник одразу інтегрується у робочий процес завдяки налаштуванню графіка роботи:
- Шаблон автозаповнення дозволяє легко створити змінний графік (наприклад, “2 через 2”).
- Ручне редагування підходить для нестандартних графіків (наприклад, з 9:30 до 20:30).
- Копіювання графіка дає змогу застосувати один розклад на кілька тижнів уперед.
Це зручно і для менеджера, і для співробітника: компанія отримує чіткий контроль завантаженості, а новачок одразу розуміє свій режим роботи.
✅ У підсумку, завдяки можливостям Altegio, адаптація співробітників стає прозорою, швидкою та клієнтоорієнтованою. Новачки отримують чіткі завдання, зручний розклад та зрозумілу систему відповідальності, а клієнти – можливість обрати спеціаліста ще до першого візиту.
2. Контроль продуктивності
Автоматизація дає керівнику повний інструментарій для відстеження результатів роботи співробітників і ефективності бізнес-процесів. У Altegio цей контроль побудований на багатьох рівнях:
1. Журнал запису
Журнал запису — це основний інструмент для щоденного контролю:
- відображає всі записи клієнтів, хто з працівників їх обслуговує та які послуги виконуються;
- дозволяє шукати клієнтів за прізвищем чи контактами;
- фіксує зміни, скасування і перенесення записів;
- допомагає керівнику бачити завантаженість співробітників у реальному часі.
Таким чином, журнал запису — це “жива картина” роботи бізнесу, яка дозволяє миттєво реагувати на зміни.
2. Аналітичні звіти
Для глибшої оцінки ефективності CRM пропонує аналітику:
- Виконання плану — показує, чи досягла команда встановлених KPI;
- Основні показники — кількість клієнтів, середній чек, повторні відвідування;
- Звіти по співробітниках — дозволяють побачити, хто приносить найбільший дохід, а кому потрібне додаткове навчання чи мотивація;
- Статистика повернень — допомагає зрозуміти, наскільки клієнти задоволені і чи готові приходити повторно.
Ці дані перетворюють контроль продуктивності з “відчуття” у конкретні цифри й факти.
3. Звіти з продажів та послуг
Altegio також формує звіти щодо послуг і товарів, які продаються:
- Звіти роботи складу та замовлення товарів дозволяють контролювати матеріали та ресурси, необхідні для надання послуг.
- Аналіз продажів показує, які послуги користуються найбільшим попитом і приносять основний прибуток.
- Аналіз витрат матеріалів допомагає зрозуміти реальну собівартість послуг і контролювати маржинальність.
У результаті керівник отримує не лише загальну статистику, а й чіткі відповіді: які напрямки розвивати, а які оптимізувати.
✅ Завдяки журналу запису, аналітичним звітам і детальному аналізу продажів керівник має комплексну картину ефективності роботи команди та бізнесу загалом. Це дозволяє швидко ухвалювати управлінські рішення, мотивувати співробітників і уникати втрат.
3. Мотивація співробітників
Мотивація команди — це фундамент продуктивності. Співробітники працюють ефективніше, коли вони бачать чітку залежність між своїми результатами та винагородою. Автоматизація у Altegio дозволяє створити прозору систему мотивації на багатьох рівнях.
1. Розрахунок зарплат
У модулі “Розрахунок зарплат” можна налаштовувати гнучкі правила та схеми винагород. Система дозволяє:
- автоматично розраховувати зарплату співробітників за відсотком від послуг чи товарів;
- створювати правила розрахунку (наприклад, для окремої послуги або категорії послуг);
- додавати схеми розрахунку для цілих груп співробітників чи окремих майстрів;
- застосовувати критерії розрахунку — наприклад, індивідуальний відсоток за певні категорії послуг;
- враховувати бонуси, премії та штрафи.
Завдяки цьому зарплата стає справедливою й прозорою. Наприклад, адміністратор може отримувати фіксовану суму за візит, а майстер — відсоток від вартості послуги. Система врахує всі ці нюанси автоматично, що знімає ризик помилок і економить час керівників.
2. Облік витратних матеріалів
Щоб уникнути ситуацій, коли зарплата “з’їдає” прибуток, у системі є аналіз витрат матеріалів. Він показує:
- фактичну кількість використаних матеріалів;
- собівартість послуг;
- розбіжності між розрахунковою і реальною витратою.
Це дозволяє враховувати реальну собівартість під час формування зарплати і уникати перекосів, коли співробітник отримує завищені виплати при великих витратах на матеріали.
3. Програми лояльності
Програми лояльності у Altegio працюють не тільки для клієнтів, а й мотивують співробітників:
- знижки та бонуси стимулюють залучати повторні візити;
- знижки за онлайн-запис підвищують завантаженість календаря;
- реферальні програми дозволяють команді залучати нових клієнтів через особисті рекомендації.
Це створює ефект “вигідно для всіх”: клієнти отримують додаткову цінність, компанія — більше візитів, а співробітники — вищі доходи.
✅ У результаті Altegio забезпечує комплексну систему мотивації: автоматичний розрахунок зарплат, контроль витрат і додаткові стимули. Це створює прозорі умови, підвищує довіру працівників і формує культуру продуктивності в команді.
4. Розподіл клієнтів
Правильний розподіл клієнтів дозволяє підвищити якість обслуговування, уникати перевантаження співробітників та підвищувати лояльність відвідувачів. У Altegio ця функція реалізована через велику кількість інструментів, одними з яких є:
1. Онлайн-запис
Онлайн-запис — ключовий канал комунікації, який працює і для клієнтів, і для бізнесу:
- клієнти можуть записатися у будь-який час доби, без дзвінків і довгих перемовин;
- система рівномірно розподіляє навантаження між співробітниками, зменшуючи “пікові” години;
- компанія отримує більше бронювань і не втрачає клієнтів, які не змогли додзвонитися.
Таким чином, онлайн-запис є першим кроком до автоматичного та зручного розподілу клієнтів між майстрами.
2. Фільтри в клієнтській базі
Altegio дозволяє сегментувати клієнтів за багатьма параметрами:
- по візитах (наявність/статус записів, кількість відвідувань, сума витрат, конкретні послуги);
- по клієнтах (стать, вік, дата народження, категорія, VIP-статус, отримання SMS-розсилок);
- по продажах (товари, сертифікати, абонементи, терміни дії).
Крім того, є автоматичні сегменти: нові, повторні, ті, у кого закінчується абонемент. Це дозволяє швидко знаходити потрібних клієнтів для повторного контакту або пропозиції додаткових послуг.
3. Категоризація клієнтів
У системі можна присвоювати клієнтам категорії
- постійний,
- лояльний,
- VIP.
Категоризація дозволяє краще розподіляти ресурси: наприклад, VIP-клієнтам надавати пріоритетні години, а новим клієнтам пропонувати акційні умови. Категорії також інтегруються з фільтрами та журналом запису, що робить сегментацію ще ефективнішою
4. Нагадування та розсилки
Щоб утримувати клієнтів і мінімізувати “пропуски”, у Altegio реалізовані автоматичні:
- SMS та email-нагадування про майбутні візити;
- розсилки по сегментах клієнтів (наприклад, тим, у кого скоро день народження, або тим, хто давно не відвідував заклад);
- акційні повідомлення для певних категорій (VIP, постійні).
Це не лише знижує кількість “нез’яв”, а й підвищує залученість клієнтів, адже вони отримують персоналізовані пропозиції.
✅ Завдяки онлайн-запису, сегментації та категоризації клієнтів, а також автоматичним нагадуванням, Altegio допомагає компаніям вибудовувати грамотний розподіл клієнтів та підвищувати їхню лояльність. Це створює стабільний потік візитів і зростання доходу.
Підсумувавши це все, можемо зробити такий висновок
Автоматизація в Altegio — це не просто набір інструментів, а цілісна система, яка впливає на всі ключові процеси бізнесу. Вона допомагає швидко адаптувати нових співробітників, надаючи їм зрозумілий профіль, розклад і закріплені послуги. Дає керівнику повну картину продуктивності завдяки журналу записів, аналітичним і фінансовим звітам. Забезпечує прозору систему мотивації — від автоматичного розрахунку зарплат до контролю витрат і залучення через програми лояльності. А також дозволяє ефективно розподіляти клієнтів, використовуючи онлайн-запис, категоризацію, фільтри та автоматичні нагадування.
У результаті компанія отримує не просто зручний інструмент, а конкурентну перевагу: мінімізацію людського фактору, стабільність роботи, підвищення доходу та лояльності клієнтів. Саме тому автоматизація — це не майбутнє, а необхідність для будь-якого бізнесу, що прагне розвитку.
